Termes et conditions

Inscriptions, annulation et politiques de remboursement

POLITIQUES POUR LES INSCRIPTIONS:

Premier arrivé, premier servi

Selon les options d'inscription disponibles à l'école ou au camp de jour de votre enfant, la priorité d'inscription sera traitée différemment :

Inscriptions en ligne ou par téléphone:

Les inscriptions seront traitées en temps réel selon l'heure et la date de réception en ligne ou par téléphone. Un message laissé sur une messagerie vocale ou envoyé par courriel n'est pas considéré comme une inscription valide. L’inscription doit être complétée par un membre de l'équipe Sheltoons et, à ce moment seulement, vous recevrez un courriel de confirmation.
Une inscription effectuée en ligne sans paiement n'est PAS considérée comme complète et sera automatiquement annulée après 48 heures si aucun paiement n'est reçu.

Inscription par coupon-réponse papier

L’inscription ne sera acceptée que si un coupon-réponse est fourni par Sheltoons. Les inscriptions seront traitées en fonction de la date de réception à l'école. Par contre, les inscriptions en ligne ou par téléphone seront prioritaires.

Confirmation d’inscription

Sheltoons enverra une confirmation d'inscription automatique par courriel pour toute inscription effectuée en ligne à l'adresse courriel fournie par le parent. Il est de la responsabilité du parent de fournir une adresse courriel valide et de s'assurer que nos courriels ne soient pas envoyés dans vos pourriels.
Aucune confirmation ne sera envoyée pour une inscription sans adresse courriel valide. Sheltoons vous contactera en cas de changement dans l'inscription (manque ou surplus d'inscriptions, changement d'horaire, etc.) soit par téléphone (le numéro doit être valide également) ou par courriel.

Inscription incomplète ou incorrecte

Sheltoons ne pourra être tenu pour responsable des erreurs liées à des informations d'inscription incomplètes, erronées ou illisibles (numéro de téléphone ou adresse courriel invalide, instructions de retour manquantes après le statut de l'activité, inscription à une activité non adaptée au niveau scolaire de l'enfant, etc.) .
Une inscription effectuée en ligne sans paiement n'est PAS considérée comme complète et sera automatiquement annulée après 48 heures si aucun paiement n'est reçu.

IMPORTANT : En cas de divergence entre le document d'information papier et les informations publiées sur notre site Internet, la version en ligne sera considérée comme correcte.

POLITIQUE LISTE D'ATTENTE

Si un cours est complet, une liste d'attente pourrait être disponible.
Si une liste d'attente est disponible, un paiement doit avoir été fait au cour de l'inscription de votre enfant pour que celui-ci soit ajouté à la liste d'attente. Pas de paiement, pas d'accès à la liste d'attente.
Être sur la liste d'attente permettra à votre enfant de participer au cours si une place devient disponible. Nous communiquerons avec vous SEULEMENT si une place se libère pour votre enfant
Si vous n'avez pas reçu de courriel concernant l'inscription de votre enfant pour la session en cours, celui-ci sera automatiquement inscrit pour le cours de la session prochaine. Un courriel de confirmation vous sera alors envoyé avec tous les détails.
Si le cours avait lieu durant la dernière session de l'année, un remboursement vous sera émis si une place ne se libère pas pour votre enfant.
Une fois que votre enfant se trouve sur la liste d'attente, vous pouvez demander un remboursement en tout temps et sans frais en faisant la demande au : Admin@sheltoons.ca. Pour un traitement plus rapide, n'oubliez pas d'inscrire le nom de votre enfant et de son école. Un délai de 14 jours ouvrables peut être nécessaire pour compléter la transaction.

POLITIQUE D’INSCRIPTION TARDIVE

Pour toutes les inscriptions tardives:

Veuillez contacter Sheltoons au 514-731-3815 (région de Montréal) / 613-686-1717 (Région d’Ottawa et de Gatineau) x 0
Aucun coupon d'inscription ne sera accepté après la date limite d'inscription, seules les inscriptions par téléphone seront acceptées.

Inscription après la date limite, mais au moins une semaine (7 jours) avant le début de la session

Aucun frais supplémentaire ne s'appliquera.
Sheltoons se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute inscription tardive. Les places disponibles sont limitées par les politiques de l'école concernée.

Inscription moins de 7 jours avant le début de la session

Des frais d'inscription tardive de 5,00 $ seront ajoutés au coût de la session par enfant.*
Sheltoons se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute inscription tardive. Les places disponibles sont limitées par les politiques de l'école concernée.

Inscription après le début d'une session

Des frais d'inscription tardive de 5,00 $ seront ajoutés au coût de la session par enfant.*
Sheltoons se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute inscription tardive. Les places disponibles sont limitées par les politiques de l'école concernée.
Aucune réduction ou remise en argent ne sera accordée pour les cours manqués. .

*Sheltoons ajoute des frais d'inscription tardive, car celles-ci entraînent un surplus de travail administratif.

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT ET/OU D'ANNULATION

Annulation d'une activité par Sheltoons faute d'inscriptions

En cas d'annulation d'une activité par Sheltoons, les frais d'inscription seront crédités* ou remboursés en totalité.

*** Annulation d'activités en cas de force majeure (act of God)***

Les catastrophes naturelles comprennent, sans s'y limiter : les tempêtes de neige, les inondations, les pandémies, etc.
Dans le cas où une activité est annulée pour cause de force majeure, les cours manqués seront ajoutés à la fin de la session
Si la situation persiste, les cours seront transférés en ligne dans la mesure du possible.
Si la session ne peut pas être complétée, un crédit sera émis sur le compte en ligne du parent pour les cours restants.
Aucun Remboursement ne sera émis, sauf dans des circonstances exceptionnelles (exemple : un élève qui est en sixième année et qui ira au secondaire l'année suivante et qui n'a pas de frère ou de sœur auquel le crédit peut être transféré). Les remboursements exceptionnels peuvent être demandés par courriel uniquement à Admin@sheltoons.ca et toutes les pénalités s'appliqueront.

Annulation de l'inscription par le parent

ONTARIO : Aucun remboursement. Crédit seulement*.

QUEBEC: Chaque inscription comprend des frais de 10$ pour l'ouverture du dossier.

Pour toute annulation, les conditions suivantes s'appliquent :

Les remboursements seront émis en ligne directement sur la carte de crédit ou de débit utilisée pour effectuer le paiement et le parent recevra un courriel lorsque le remboursement aura été traité.
Un délai de 10 jours ouvrables est requis pour effectuer un remboursement en ligne.
Des frais de 5 $ seront déduits du montant payable si le parent demande un remboursement par chèque. (L'adresse complète doit être fournie, par le parent par courriel, à Admin@sheltoons.ca)
Un délai de 10 jours ouvrables, après le dépôt d'un chèque pour le paiement d’une inscription, est requis avant qu'un remboursement puisse être traité.

Au moins une semaine avant le début des cours

Le crédit ou le remboursement sera émis en totalité.

Moins d'une semaine avant le début du cours

Le crédit peut être émis en totalité.*
Des remboursements peuvent être émis moins les frais de 10$ pour l'ouverture du dossier.

Après le début de la classe

Le crédit peut être émis moins les frais de pénalité de 10 % et le coût des cours déjà offerts*
Le remboursement peut être émis moins les 10 $ pour l'ouverture du dossier, le coût des cours déjà offerts et les frais de pénalité de 10 %.
- Exemple de calcul:
  - Session de 8 semaines à 100,00$ remboursé après 2 cours : 100$ – 10$ frais d'ouverture de dossier = 90$ pour 8 semaines = 11,25$ par semaine
  - 6 semaines restantes (6 x 11,25 $) = 67,50 $ - pénalités de 10 % = 60,75 $ à rembourser.

*Les crédits apparaîtront dans le dossier du client comme une valeur négative. Par exemple: -25.00$. Tous les crédits seront appliqués au dossier du parent et peuvent être utilisés à tout moment pour toute activité pour tout enfant. Le système utilisera automatiquement le crédit lors de la prochaine inscription à une activité.

Expulsion de l'activité

Aucun remboursement ne sera accordé si l'enfant est expulsé de l'activité en raison du non-respect du code de conduite de l'école et/ou de Sheltoons.
L'expulsion est une mesure extrême et n'est utilisée qu'en dernier recours après plusieurs tentatives infructueuses (avertissements verbaux, appel aux parents, intervention auprès d'un membre du personnel de l'école, etc.)

En cas d'absence d'un enfant

Sheltoons enverra un courriel de rappel aux parents que les activités commenceront sous peu, mais il est de la responsabilité des enfants de se présenter à leur activité. Sheltoons ne peut être tenu responsable si un enfant oublie ou choisit de ne pas assister à l'activité. Nous suggérons aux parents de faire ce qui suit :

Mettez une note dans l'agenda de votre enfant pour lui rappeler, ainsi qu'à son enseignant, qu'il a une activité.
Mettez une note dans la boîte à lunch de votre enfant.
Rappelez à votre enfant le matin qu'il a une activité.

Aucun remboursement ou crédit ne sera accordé au parent dont l'enfant est absent de son activité parascolaire pour l'une des raisons suivantes :

Des raisons médicales*; voyage ou toute autre raison personnelle.
Programme de devoirs ou autre activité éducative à l'école.
Le parent ou l'enfant a oublié l'activité.
L'enfant a refusé de participer.
L'enfant est arrivé en retard.
Événement spécial ou programme organisé par l'école **

* Un crédit ou un remboursement sera émis si l'enfant n'est pas en mesure de participer à plus de trois cours consécutifs pour des raisons médicales. Il peut y avoir la possibilité d'un cours de rattrapage en ligne selon l'activité.

*Les absences pour cause de maladie (ex : gastro, grippe, Covid-19 avec ou sans quarantaine, etc.) seront traitées comme des absences normales, sans crédit ni remboursement applicables. Il peut y avoir la possibilité d'un cours de rattrapage en ligne selon l'activité.

** Si une sortie scolaire ou autre événement spécial est organisé par l'école entraînant l'absence de 50% ou plus des enfants inscrits à l'activité, l'activité sera reportée à une date ultérieure. Si cette activité spéciale entraîne l'absence de moins de 50% du groupe, l'activité ne sera pas reportée. Il peut y avoir la possibilité d'un cours de rattrapage en ligne selon l'activité.

Si votre enfant manque une activité à cause d'une erreur commise par l'équipe Sheltoons, un animateur ou le personnel de l'école, s'il-vous-plaît, nous contacter au 514-731-3815 x0 / 613-686-1717 x0 pour discuter des solutions possibles pour s'assurer que l'erreur ne se reproduise plus.

AUTRES FRAIS DE SERVICE

Activité ou solde impayé

Une inscription effectuée en ligne sans paiement n'est PAS considérée comme complète et sera automatiquement annulée après 48 heures si aucun paiement n'est reçu.

Chèques retournés

Des frais de service de 45 $ seront appliqués pour tout chèque retourné (fonds insuffisants, comptes fermés, etc.). .

Paiement préautorisé refusé ou paiement annulé

Des frais de service de 45 $ seront appliqués pour tout paiement préautorisé refusé (carte de crédit expirée ou invalide, etc.)
Des frais de 65 $ seront facturés pour tout paiement contesté et/ou arrêté par le client lorsque le client n'a pas tenté de contacter Sheltoons soit par courriel à admin@sheltoons.ca, par téléphone et a laissé un message et donné un délai raisonnable faire un suivi auprès du client (3 à 5 jours ouvrables pendant les heures normales d'ouverture, à l'exception de la fermeture temporaire du bureau, des jours fériés ou de la mesure de quarantaine où le délai serait plus long.)
Veuillez nous contacter au 514-731-3815 (Région de Montréal) / 613-686-1717 (Région Ottawa et Gatineau) AVANT la date du paiement préautorisé si vous devez l'annuler et notre équipe le fera sans frais.

Arrivée tardive d'un parent à la fin de l'activité (pour les activités de l'après-midi)

Si votre enfant n'est pas inscrit au service de garde, un parent doit venir chercher l'enfant immédiatement après la fin de l'activité.
Des frais de 2$ par minute suivant la fin de l'activité seront facturés.
Le retard répété des parents peut entraîner l'exclusion des enfants pendant tout ou une partie des semaines suivantes, sans remboursement.

MÉTHODES DE PAIEMENT

Les paiements doivent être effectués dans les 48 heures suivant l'inscription de votre enfant en ligne ou vous devez nous contacter par courriel à admin@shletoons.ca ou par téléphone au 514-731-83815 (Région de Montréal) / 613-686-1717 (Région Ottawa et Gatineau) x 0 pour prendre des dispositions de paiement :

Les paiements peuvent être effectués en ligne via votre compte parent par carte de crédit (Visa ou Mastercard) ou Interac en ligne. Moneris gère les transactions électroniques sécurisées pour Sheltoons.
Certaines activités offrent la possibilité de régler le solde en 2 transactions. Un premier versement de 50% sera prélevé lors de l'inscription et le solde du versement sera prélevé automatiquement 30 jours après le versement initial.
Un transfert électronique peut être effectué, veuillez contacter Sheltoons pour les détails.

Politique de vie Privée

Sheltoons s’engage à protéger la confidentialité des informations personnelles que vous partagez avec nous. Nous croyons également qu’il est important de vous informer sur la façon dont vos données seront utilisées afin de vous offrir des choix adéquats quant à leur emploi. Par conséquent, nous vous encourageons à lire cette politique de confidentialité.

Cette politique de confidentialité énonce les politiques et les pratiques de Sheltoons en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels à l’égard de notre site www.sheltoons.ca

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour par Sheltoons moyennant un préavis raisonnable des modalités modifiées (y compris par courriel ou par affichage sur le site), et cette politique de confidentialité peut parfois être complétée ou modifiée par des accords conclus entre Sheltoons et un individu.

Dans cette politique de confidentialité, les termes « renseignements personnels » désigne toutes informations concernant une personne identifiable, tel que défini dans les lois canadiennes applicables.

Collecte et utilisation des renseignements personnels :

Sheltoons recueille et utilise les renseignements personnels des clients et de d’autres personnes (un « individu ») comme suit :

Sheltoons collecte et garde l’information personnelle telle que les noms, les coordonnées, les informations de paiement et l’historique d’achat lorsqu’un individu achète un service ou un produit via notre site Internet.
Sheltoons peut collecter de l’information personnelle d’un individu lorsque ce dernier s’inscrit à une activité ou à un camp de jour organisé par Sheltoons ou lorsqu’il postule pour un emploi.
Lors de la participation à un concours ou à une promotion, Sheltoons peut recueillir de l’information, tel que le nom du gagnant, le lieu de résidence et le prix gagné dans l’optique de promouvoir de tels concours. Cette information peut être publiée en lien avec ces concours.
De temps en temps, Sheltoons peut obtenir le consentement d’une personne pour l’utilisation de ses informations personnelles afin de faire parvenir des bulletins périodiques ou des mises à jour, des annonces et-ou des promotions spéciales concernant les produits et les services de Sheltoons.
Afin de pouvoir utiliser certaines parties du site internet Sheltoons (incluant et sans limitation, photos et vidéos), un individu peut être appelé à s’enregistrer et à fournir des informations personnelles telles que son nom, adresse courriel, adresse personnelle, informations relatives à ses enfants à inscrire, nom d’utilisateur et mot de passe choisi par l’individu. Nous utiliserons cette information afin de vous identifier et aussi pour l’émission de certains reçus ou relevés fiscaux gouvernementaux.
Lorsque vous communiquez avec nous pour un commentaire, une question ou une réclamation, nous pouvons vous demander des renseignements qui vous identifient (comme votre nom, votre adresse et un numéro de téléphone) ainsi que les informations supplémentaires dont nous avons besoin pour répondre rapidement à vos questions, vos commentaires ou votre plainte. Nous pouvons également conserver ces informations pour vous aider dans l’avenir et améliorer notre service à la clientèle et l’offre de services.

Divulgation de renseignements personnels :

Sheltoons s’engage à ne pas divulguer, échanger, louer, vendre ou autrement transférer des renseignements personnels à des fins autres que celles prévues par la présente politique de confidentialité, sauf avec le consentement de la personne ou tel que requis ou permis par la loi.
Sheltoons peut transférer ou divulguer de l’information personnelle pour les raisons suivantes :
- Sheltoons peut transférer vos informations personnelles à des prestataires de services tiers tels que l’hébergement du site, la gestion des données, des analyses de marché et des services de maintien.
- Sheltoons et d’autres fournisseurs de services peuvent fournir vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition ou autre enquête ou ordonnance juridiquement valable, ou à un organisme d’enquête en cas de violation d’un accord ou la contravention de la loi, ou si autrement requis par les lois applicables canadiennes. Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels lorsque c’est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
- Nous pouvons transférer toute information que nous avons sur vous en tant qu'actif dans le cadre d'une fusion ou d'une vente (y compris les transferts effectués dans le cadre d'une procédure d'insolvabilité ou de faillite) impliquant tout ou une part de Sheltoons ou dans le cadre d'une réorganisation d'entreprise ou d'une vente d'actions ou d'un autre changement dans le contrôle de l'entreprise.

Cookies et adresses IP :

Sheltoons recueille et utilise l’adresse IP d’un particulier pour aider à identifier l’individu, recueillir des informations démographiques sur les utilisateurs du site, diagnostiquer les problèmes avec les systèmes de Sheltoons et administrer son site.
En fonction des paramètres du navigateur d’un individu, le site peut utiliser des cookies. Un cookie est un petit élément de données que notre site peut envoyer au navigateur d’un individu, qui peut ensuite être stocké sur leur disque dur afin que nous puissions les reconnaître quand ils retournent dans le site. Nous utilisons des cookies pour fournir du contenu en fonction des préférences de l’individu et pour sauvegarder le mot de passe de l’individu afin que la personne ne soit pas tenue de les ressaisir lors de la prochaine utilisation de notre site.
Si les paramètres du navigateur d’un individu n’acceptent pas les cookies de notre site, ils peuvent ne pas être en mesure de profiter de toutes les fonctionnalités de notre site.

Liens vers des sites tiers :

Notre site peut contenir des liens vers d’autres sites que Sheltoons ne possède pas. Des liens vers notre site Web peuvent également apparaîtrent sur des sites tiers sur lesquels nous annonçons. Sous réserve de la présente politique de confidentialité, Sheltoons ne fournira pas de renseignements personnels d’un individu à ces tiers sans le consentement de l’individu.
Nous fournissons des liens vers des sites Web de tiers pour la commodité des individus. Les sites liés ont des énoncés de confidentialité et des conditions d’utilisation distincts et indépendants que nous vous recommandons de lire attentivement. Sheltoons n’a aucun contrôle sur ces sites et n’a donc aucune responsabilité quant à la manière dont les organismes qui exploitent ces sites Web peuvent recueillir, utiliser ou divulguer, sécuriser et autrement traiter les renseignements personnels d’un particulier.

Sécurité :

Sheltoons a mis en place des mesures destinées à se protéger contre le vol, la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation, la divulgation et l’altération des renseignements personnels sous notre garde et contrôle.
Les fournisseurs de services tiers de Sheltoons sont tenus de maintenir la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui leur sont transférés et ne sont autorisés à utiliser ces renseignements que pour fournir les services ou dans les cas permis par la loi.
L’accès en ligne d’un individu à certains renseignements personnels peut être protégé par un nom d’utilisateur et/ou mot de passe que l’individu choisit. Sheltoons suggère fortement que les individus ne divulguent pas leur nom d’utilisateur ou leur mot de passe à quiconque. Sheltoons ne demande jamais le mot de passe d’un individu dans une communication non sollicitée.
Sheltoons conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité ou tel que requis ou permis par la loi.

Accès et corrections :

Une personne peut nous contacter afin de modifier ou de corriger des inexactitudes dans l’un de ses renseignements personnels qui sont sous la garde ou le contrôle de Sheltoons.
Une personne peut aussi diriger une plainte écrite concernant la conformité avec cette politique de confidentialité et, dans un délai raisonnable après réception de la plainte écrite, nous allons mener une enquête sur la question. Dans un délai raisonnable, pour conclure l’enquête, nous allons répondre à la plainte et, le cas échéant, Sheltoons prendra les mesures appropriées nécessaires pour remédier à la source de la plainte.

Contact :

Si une personne a des questions concernant cette politique de confidentialité ou la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation des renseignements personnels de l’individu par Sheltoons ou ses prestataires de services, s’il-vous-plaît, contactez-nous au:
- Dessins Animés Sheltoons: 1220 Beauharnois Ouest, suite 101, Montréal, QC, Canada H4N 1J5
- Courriel : admin@sheltoons.ca
- Téléphone : 514-731-3815

Terms and Conditions

Registration, Cancellation and Refund Policies

Registration Policy:

First come, first served:

Depending on the registration options available at your child's school or camp, registration priority will be handled differently:

Registration online or by phone:

Registrations will be processed in real time according to the time and date they were received on-line or by phone. A message left by voicemail or sent by email is not considered a completed registration until it’s been processed by a Sheltoons Team member, at which time you will receive a confirmation email.
A registration done online without a payment is NOT considered complete and will be cancelled automatically after 48 hours if no payment is received

Paper registration will be accepted only if a reply coupon is supplied:

Registrations will be processed according to the date they were received at the school. Registrations by phone or email will have priority.

Registration confirmation

Sheltoons will send an automatic registration confirmation by email for any registration completed online at the email address provided by the parent. It is the responsibility of the parent to supply a valid email address and to ensure that our emails are not being sent to your spam.
No confirmation will be sent for a registration without a valid email address. Sheltoons will contact you if there is any change in the registration (lack or surplus of registrations, change of schedule, etc) either by phone or email.

Incomplete or incorrect registration

Sheltoons will not be held responsible for mistakes linked to incomplete, incorrect or non-legible registration information (invalid phone number or email address, missing lunch or return after the activity status, registration in an activity not suited to the child’s grade level, etc).
A registration done online without a payment is NOT considered complete and will be cancelled automatically after 48 hours if no payment is received

IMPORTANT: In case of a disparity between the paper information document and the information posted on our website, the online version will be considered correct.

WAITING LIST POLICY

If a class is full a waiting list maybe available
If there is a waiting list available a payment must be made during the registration period for your child to be added to the list. If a payment has not been made your child will not be added to the waiting list.
Being on the waiting list allows your child to participate in the current class, if a place becomes available. We will communicate with you Only if a place becomes available for your child.
If you do not receive communication regarding the current class, your child will be automatically registered for the next session at which time you will receive a confirmation email with further details.
If the class is during the last session of the school year you will receive a refund if no place becomes available for your child.
Once your child is on the waiting list you can ask for a refund at any time with no penalties by sending an email to: Admin@sheltoons.ca. Please indicate your child's name and school in the email. Allow a delai of 14 business days for the refund to be issued

Late Registration Policy

For all late registrations:

Please contact Sheltoons at 514-731-3815 / 613-686-1717 x 0
No Registration coupons will be accepted after the registration deadline, only registrations by telephone will be accepted.

Registration after the deadline, but at least one week (7 days) before the start of the session

No additional charges will apply.
Sheltoons reserves the right to accept or refuse any late enrollment. Places available are limited by school policy.

Registration, less than 7 days before the start of the session

A $5.00 late registration fee will be added to the cost of the session per child.*
Sheltoons reserves the right to accept or refuse any late enrollment. Places available are limited by school policy.

Registration, After the Start of a Session

A $5.00 late registration fee will be added to the cost of the session per child.*
Sheltoons reserves the right to accept or refuse any late enrollment. Places available are limited by school policy.
No reduction or discount will be given for missed classes.

*Sheltoons adds a late registration fee as late registrations cause a surplus of administrative work.

REFUND AND CANCELLATION POLICY

Cancellation of an Activity by Sheltoons due to lack of registrations

In the event that an activity is canceled by Sheltoons, the registration cost will be credited* or refunded in full.

***Cancellation of activities due to an Act of God***

Acts of God include but are not limited to: Snow storms, flooding, pandemics etc.
In the event that an activity is canceled due to an Act of God, the classes missed will be added to the end of the session.
If the situation persists, the classes will be transferred online as much as possible.
If the session cannot be completed a credit will be issued to the Parent’s online account for the remaining classes.
No Refunds will be issued except under exceptional circumstances (example: a student who is in grade six and will be going to high school the coming school year and doesn’t have a sibling the credit can be transferred to). Exceptional Refunds can be requested via email only at Admin@sheltoons.ca and all penalties will apply.

Registration Cancellation by the Parent

ONTARIO : No refund. Credit only*.

QUEBEC: Each registration includes a 10$ fee for the opening of the file.

For any cancellation the following applies:

Refunds will be issued online directly on the credit or debit card used to make the payment and the parent will receive an email when the refund has been processed.
A delay of 10 business days is required to issue an online refund.
A fee of $5 will be deducted from the amount payable if the parent requests a refund by check. (Full address must be supplied by the parent via email at Admin@sheltoons.ca)
A delay of 10 business days after a registration check has been deposited is required before a refund can be processed.

At least one week before the start of classes

Credit or Refund will be issued in full

Less than a week before the start of the class:

Credit can be issued in full*
Refunds can be issued less the $10 fee for the opening of the file.

After the Start of Class

Credit can be issued less 10% penalty fees and the cost of the classes already offered*
Refund can be issued less; the $10 for the opening of the file, the cost of the classes already offered and the 10% penalty fee
- Example calculation:
  - I.E. : 8 week session at $100.00 being refunded after 2 classes : $100 – $10 file opening fee = $90 for 8 weeks = $11.25 a week
  - 6 weeks remaining (6 x $11.25) = $ 67.50 - 10% penalties = 60.75$ to be refunded

*Credits will appear in the client’s file as a negative value example: -25.00$. All credits will be applied to the parent’s file and can be used at any time for any activity for any child. The system will automatically use the credit when registering for an activity.

Expulsion from the Activity

No refund will be issued if the child is expelled from the activity due to non-compliance with the code of conduct of the school and/or Sheltoons.
Expulsion is an extreme measure and is only used as a last resort after several unsuccessful attempts (verbal warnings, call to the parents, intervention with a member of the school staff, etc.)

In case of a child’s absence

Sheltoons will send a reminder email to the parents that the activities will be starting but it is the responsibility of the children to present themselves to their activity. Sheltoons cannot be held responsible if a child forgets or chooses not to attend the activity. We suggest that the parents do the following:

Put a note in your child’s agenda to remind them and the teacher that they have an activity.
Put a note in your child’s lunch box
Remind your child in the morning that they have an activity.

No refund or credit will be given to the parent whose child is absent from his extracurricular activity for one of the following reasons:

Medical reasons*; travel or any other personal reason.
Homework program or other educational activity at the school.
The parent or child forgot about the activity.
The child refused to participate.
The child arrived late.
Special event or program organized by the school **

* A credit or refund will be issued if the child is not able to participate in more than three consecutive classes for medical reasons. There may be the possibility of an online make up class depending on the activity.

*Absence due to illness (ex: gastro, flu, Covid-19 with or without quarantine, etc.) will be treated as a normal absence, with no credit or refund applicable. There may be the possibility of an online make up class depending on the activity.

** If a field trip or other special event is organized by the school resulting in the absence of 50% or more of children enrolled in the activity, the activity will be postponed to a later date. If this special activity results in the absence of less than 50% of the group, the activity will not be postponed. There may be the possibility of an online make up class depending on the activity.

If your child misses a class because of an error on the part of the Sheltoons team, instructor or school staff, please contact us at 514-731-3815 x 0 / 613-686-1717 x0 to discuss the possible solutions to insure that the error doesn’t occur again.

OTHER SERVICE FEES

Unpaid activity or balance

A registration done online without a payment is NOT considered complete and will be cancelled automatically after 48 hours if no payment is received

Returned Cheques

A Service fee of $45 will be applied for any returned cheque (insufficient funds, closed accounts etc).

Refused pre-authorized payment or cancelled payment

A service fee of $45 will be applied for any pre-authorized payment that has been declined (expired or invalid credit card, etc.)
Fees of $65 will be charged for all contested and/or stopped payments by the customer where the customer has not attempted to contact Sheltoons either by email at admin@sheltoons.ca, by telephone and have left a message and given a reasonable amount of time to follow up with the client (3 to 5 business days during normal business hours, with the exception of temporary closure of the office, holidays or quarantine measure where the delay would be longer.)
Please contact us at 514-731-3815 / 613-686-1717 BEFORE the pre-authorized payment date should you need to cancel it (free of charge).

Late arrival of a parent at the end of the activity (for activities in the afternoon)

If your child is not registered in daycare, a parent must pick up the child immediately after the activity finishes
2$ fee for every minute following the end of the activity will be charged
Repeated delay of parents may cause the exclusion of their children during all or some of the following weeks, without a refund.

PAYMENT METHODS

Payments must be completed within 48 hours of registering your child online or you must contact us by email at admin@shletoons.ca or by telephone at 514-731-83815 / 613-686-1717 x 0 to make payment arrangements.

Payments can be made online through your parent account by credit card (Visa or Master Card) or interact online. Moneris manages the secure electronic transactions for Sheltoons.
Some activities offer the possibility of paying the balance in 2 transactions. A first payment of 50% will be taken upon registration and the balance of the payment will be taken automatically 30 days after the initial payment.
An e-transfer can be made, please contact Sheltoons for the details.

Privacy Policy

Sheltoons is committed to protecting the confidential information you share with us. We also believe it is important to inform you about how we will use your personal data, and to give you choices about how your data will be used. We therefore encourage you to carefully read this privacy policy.

This policy explains the policies and practices that Sheltoons abides by concerning the collection, use and disclosure of personal information in respect to our website: www.sheltoons.ca

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Collection and use of personal information:

Sheltoons collects and uses personal information of clients and other individuals as follows:

Sheltoons collects and maintains personal information such as: an individual’s name, contact information, payment information and purchase history when an individual registers for services or purchases products on our website.
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When participating in a contest or promotion, Sheltoons can collect personal information, Such as a contest winner’s name, city of residence, and the prize won to promote further contests. This information can be published in connection with the contest.
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When communicating with us regarding concerns, comments, questions or any other topic, Sheltoons can ask for information that can identify you (such as: your name, address and phone number) and any other additional information we require to respond to your request. We can equally keep this information to assist you in the future and to further develop our customer service and the activities and services we offer.

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Sheltoons will not disclose, trade, rent, sell or otherwise transfer personal information for any purpose other than the intended purposes presented in this privacy policy, unless we have the consent of the individual prior or as required or permitted by law.
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An individual may contact Sheltoons to access, modify or correct inaccuracies in any of their personal information that is under Sheltoons’ custody or control.
An individual may also direct a written complaint regarding compliance with this privacy policy to us and, within a reasonable time upon receiving the written complaint, we will conduct an investigation into the matter. Within a reasonable time of concluding the investigation, we will respond to the complaint ans, if appropriate, Sheltoons will take the appropriate measures necessary to rectify the source of the complaint.